„Motowilczuk Izabela” – książki

Zasady gospodarowania mieniem ruchomym są ustalone w sposób ogólnie obowiązujący tylko dla państwowych jednostek budżetowych ? w odniesieniu do powierzonych im w zarząd składników majątkowych Skarbu Państwa. Regulacje te są zawarte w ustawie o zasadach zarządzania mieniem państwowym oraz wydanym na jej podstawie rozporządzeniu w sprawie gospodarowania majątkiem ruchomym SP. Odpowiednika tych przepisów nie ma dla mienia komunalnego. Dlatego pracownicy samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych mają liczne problemy związane z gospodarowaniem składnikami komunalnego mienia ruchomego, oddanymi tym jednostkom w zarząd i użytkowanie. Rozwiązania problemów należy szukać w przepisach ustalających nadrzędne zasady zarządu mieniem komunalnym, zawartych w uofp i samorządowych ustawach ustrojowych oraz w aktach szczegółowych wydawanych przez: organy stanowiące JST ? dotyczących ogólnych zasad wykonywania zarządu mieniem komunalnym danej JST, organy wykonawcze JST ? dotyczących procedur kontroli zarządczej II stopnia w obszarze gospodarki mieniem komunalnym i jego ochrony, kierowników jednostek organizacyjnych podległych JST ? dotyczących procedur kontroli zarządczej I stopnia w obszarze gospodarki mieniem komunalnym i jego ochrony. Przy czym istotne jest, że kierownicy jednostek przy tworzeniu wewnętrznych instrukcji gospodarki mieniem ruchomym muszą brać pod uwagę ustalenia organów wykonawczych i stanowiących, a organy wykonawcze ? przepisy wydane przez organy stanowiące. Poradnik ma przede wszystkim służyć pomocą przy opracowaniu uregulowań dotyczących zasad zarządu mieniem ruchomym przez organy JST i kierowników podległych im jednostek organizacyjnych. Przedstawia ramową instrukcję wykonywania zarządu mieniem komunalnym, a także omówienie i objaśnienie celu wprowadzania różnych uregulowań w tym zakresie. Zamieszczone porady i zapisy instrukcji ramowej mogą też wykorzystać kierownicy państwowych jednostek budżetowych przy ustalaniu procedur kontroli zarządczej I stopnia w obszarze gospodarki mieniem, które umożliwiają stosowanie rozporządzenia w sprawie gospodarowania majątkiem ruchomym SP. Poradnik zawiera liczne przykłady z praktyki jednostek samorządowych oraz wypełnione wzory uniwersalnych dokumentów wewnętrznych stosowanych w gospodarce mieniem ruchomym, które mogą stosować zarówno samorządowe, jak i państwowe jednostki organizacyjne. Wzory dokumentów wewnętrznych powołanych w instrukcji ramowej znajdują się w dodatku specjalnym do Poradnika w Ściądze księgowego: Gospodarka składnikami mienia ruchomego ? wzory dokumentów. Wzory te nie są ustalone w przepisach ogólnie obowiązujących. Powinna je ustalić każda jednostka we własnym zakresie.

ryb wykonywania prac z zakresu gospodarki finansowej, rachunkowości i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych jest ustalony w aktach prawnych regulujących sposób i terminy ich wykonywania. Nie są to zasady jednolite. Stąd w praktyce powstaje wiele wątpliwości na temat tego, jak wyliczać poszczególne terminy oraz co robić w przypadku, gdy wyliczone terminy przypadają na dni wolne od pracy. W przygotowanym kalendarium dla jednostek sektora finansów publicznych są podane wszystkie terminy na I półrocze 2022 r. ważne dla księgowych. Wskazano terminy wykonania czynności dotyczących: gospodarki finansowej, m.in.: obowiązkowych płatności z tytułu zobowiązań podatkowych jednostek jako podatników i płatników, rozliczeń budżetów JST z budżetem państwa, szczegółowego trybu wykonania budżetu państwa, m.in.: procedur rozliczania państwowych jednostek budżetowych z budżetem państwa w zakresie dochodów budżetowych oraz wydatków budżetowych (środki krajowe i zagraniczne), rozliczeń w tzw. okresie przejściowym po zakończeniu roku budżetowego 2021, rachunkowości, m.in.: wykonania czynności związanych z zakończeniem roku obrotowego 2021 (inwentaryzacja) oraz z prowadzeniem ksiąg rachunkowych 2022 r. (zamknięcie i otwarcie ksiąg roku obrotowego, zamykanie miesiąca, wycena kwartalna należności i zobowiązań w kwocie wymaganej/wymagalnej płatności oraz w walutach obcych), sprawozdawczości finansowej (bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu oraz informacji dodatkowej), sprawozdawczości w zakresie operacji finansowych po nowelizacji z 20 grudnia 2021 r., sprawozdawczości budżetowej (z wykonania budżetu państwa, budżetu UE i budżetów JST) zgodnie ze starym rozporządzeniem z 9 stycznia 2018 r. i nowym rozporządzeniem z 11 stycznia 2022 r. oraz sprawozdawczości zadaniowej. Podano tylko terminy ustalone przepisami na konkretny dzień lub dające się wyliczyć (ustalone jako liczba dni od określonego przepisami zdarzenia). Pozostałe terminy jednostki muszą wyliczyć we własnym zakresie i wpisać do kalendarium. Poradnik ten z pewnością ułatwi głównemu księgowemu oraz pracownikom służb finansowo-księgowych przestrzeganie terminów wypełniania nałożonych na nich obowiązków.

W publikacji na licznych przykładach podano wskazówki prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji (obowiązkowych i doraźnych) od zaplanowania, przez prowadzenie, po rozliczenie i zakończenie. Wskazano rozwiązania praktycznych problemów przeprowadzania inwentaryzacji za pomocą technik informatycznych, ze szczególnym uwzględnieniem technik przeprowadzania spisów z natury przy wykorzystaniu sczytywania danych zawartych w kodach paskowych i etykietach kodowanych elektromagnetycznie.Okresową inwentaryzację wszystkich składników majątkowych musi przeprowadzić każda jednostka należąca do sektora finansów publicznych. Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.Publikacja może służyć także jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla członków komisji inwentaryzacyjnej, osób materialnie odpowiedzialnych oraz pracowników księgowości i innych komórek zaangażowanych w proces inwentaryzacji.Ponadto można skorzystać z zamieszczonych wzorów dokumentów inwentaryzacyjnych podano dokładne instrukcje i przykłady ich wypełniania.Z książką połączony jest suplement elektroniczny, do którego dostęp jest możliwy przy użyciu kodu ze zdrapki przyklejonej na wewnętrznej stronie okładki. Zdrapki dają dostęp do serwisu Inforlex Prawo w połączeniu z serwisem Inwentaryzacja Wzory dokumentów. W serwisie Inwentaryzacja Wzory dokumentów zamieszczono aktywne wzory dokumentów inwentaryzacyjnych z książki edytowalne w Wordzie.Dopełnienie całości stanowią poprzedzone komentarzem Autorki:stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów w stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów, obejmujące sprawy związane z przygotowaniem, przeprowadzaniem, rozliczaniem i dokumentowaniem spisów z natury;Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 Środki trwałe standard odnosi się do zasad ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych na potrzeby prowadzenia rachunkowości jednostki.Dodatkiem do książki jest zestaw testów kontrolnych. Za ich pomocą można samodzielnie skontrolować przestrzeganie przepisów w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji metodami:spisu z natury,uzgodnienia sald,weryfikacji zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi.Izabela Motowilczuk magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autorka licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych.Zalety publikacji:wielokrotnie wznawiana, ciesząca się uznaniem na rynku publikacja jest kompleksową pomocą w prawidłowym i sprawnym zorganizowaniu inwentaryzacji w każdej jednostce należącej do sektora finansów publicznych.

Gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania jest ważnym obszarem narażonym na powstawanie nadużyć. Mimo to ogólnie obowiązujące przepisy w ogóle nie normują związanych z tym zasad. Nie ma ogólnie ustalonej definicji druków ścisłego zarachowania stosowanych w gospodarce finansowej jednostek. Nie ma też ich katalogu ani określonych zasad ich ewidencji i kontroli. Związane z tym procedury musi ustalić we własnym zakresie kierownik jednostki. Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.: jakie druki stosowane w księgowości trzeba zaliczać do druków ścisłego zarachowania, w jaki sposób można zapewnić podział kluczowych obowiązków w zakresie nabywania, ewidencjonowania, wykorzystywania i rozliczania druków, jak powinny wyglądać procedury chroniące druki przed nieupoważnionym dostępem i wykorzystaniem ich do defraudacji lub jej ukrycia, jak ocechowywać i ewidencjonować druki. Wszystkie przedstawione unormowania zostały zobrazowane przykładami z praktyki. W Poradniku znajdują się także wzory w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania, m.in. zarządzeń, protokołów, upoważnień, pism i oświadczeń. Dla poszczególnych dowodów pokazano także zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania dotyczące operacji ich przyjęcia na stan, wydania, zwrotu druków niewykorzystanych i ponownego ich przyjęcia na stan, zwrotu druków anulowanych i kopii zapasowych. Dopełnieniem Poradnika jest dodatek specjalny ? Ramowa instrukcja druków ścisłego zarachowania. Instrukcja została opracowana jako zbiór zapisów, z których należy wybrać odpowiednie postanowienia przy tworzeniu własnej instrukcji gospodarki drukami ścisłego zarachowania jednostki. Jednostki mogą skorzystać z przygotowanych zapisów. Na tej podstawie można ustalić własne przepisy wewnętrzne w tym zakresie.

ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE (INWESTYCJE 1. Środki trwałe w budowie (inwestycje) 2. Nabycie środka trwałego gotowego do użytku 3. Środki trwałe nabyte w stanie wymagającym montażu lub przystosowania na potrzeby jednostki 4. Środki trwałe wytwarzane siłami własnymi lub obcymi 5. Zaniechanie budowy środka trwałego 6. Nieodpłatne przekazanie inwestycji 7. Nakłady na środki trwałe w czasie ich użytkowania 8. Inwestycje w obce środki trwałe 9. Ewidencja księgowa środków trwałych w budowie 10. Kwalifikacja nakładów na środki trwałe w planach finansowych

W czasie COVID-19 kierownicy jednostek nie mają prawa w drodze wewnętrznych zarządzeń zmieniać ustawowych terminów przeprowadzania inwentaryzacji oraz sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego za 2020 r. Wszystkie prace związane z przygotowaniem ksiąg do zamknięcia roku wykonywane przez pracowników księgowości powinien nadzorować główny księgowy. Szczególnie w tym roku prawidłowa organizacja prac w tym zakresie jest ważna ? ze względu na komplikacje związane ze stanem epidemii COVID-19, takie jak np. absencja pracowników, praca zdalna czy zamknięcie jednostek z powodu kwarantanny lub lockdownu. Poradnik ma służyć pomocą głównemu księgowemu i podległym mu pracownikom księgowości w prawidłowym przeprowadzeniu prac związanych z zamknięciem roku. W Poradniku dla każdego konta syntetycznego ewidencji bilansowej wskazano: znaczenie sald tego konta, rozliczenia, jakie trzeba wykonać na koniec 2020 r. i na początku 2021 r., zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów, zasady kontroli zapisów, zasady wyceny dla celów bilansowych aktywów lub pasywów. W części I Poradnika omówiono kwestie związane z zamykaniem ksiąg rachunkowych w zakresie kont syntetycznych zespołów: 0, 1 i 2. Pozostałe zespoły kont będą omówione w części II. Dla poszczególnych kont wskazano czynności, jakie muszą być wykonane, kto powinien je wykonać, a kto nadzorować. Podano także przykłady nieprawidłowości, jakie można wykryć przy przeprowadzaniu rocznej weryfikacji dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych. Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.: jakie zmiany w procedurach i terminach zamykania ksiąg jednostki mogą same wprowadzać w razie problemów z ich dotrzymaniem z powodu COVID-19, a jakie są niedopuszczalne, jakimi metodami inwentaryzuje się aktywa i pasywa ujmowane na kontach zespołów 0, 1 i 2, kiedy i pod jakimi warunkami można zmienić metodę inwentaryzacji aktywów ze spisu z natury i uzgodnienia sald na weryfikację sald, w jakich terminach przeprowadzać inwentaryzację poszczególnymi metodami i wykonywać poszczególne procedury przygotowawcze do zamknięcia ksiąg rachunkowych, jak wyceniać aktywa i pasywa na potrzeby ich ujęcia w bilansie i na jakich kontach są ujmowane potrzebne do tego dane liczbowe, jak szybko sprawdzać prawidłowość zapisów na różnych kontach, porównując wyłącznie ich salda, jakie czynności w procesie przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych powinny być wykonywane przez pracowników komórki księgowości, a jakie przez pracowników komórek merytorycznych.

Mimo że ustalenie kwot należności, które są możliwe do uzyskania, jest tak istotne, w sektorze publicznym aktualizacja należności jest wciąż tematem problematycznym. Większość jednostek należących do tego sektora albo nie przeprowadza jej wcale, albo robi to nieprawidłowo. Kontrolujący stwierdzają liczne błędy Powszechne zaniechanie prowadzenia ewidencji pomocniczej w zakresie odpisów aktualizujących według dłużników powoduje, że jednostki w ogóle nie ujmują w księgach rachunkowych operacji podwyższenia, odwrócenia i usunięcia odpisów aktualizujących. Zamiast tego corocznie pod datą 31 grudnia wyksięgowują pełną kwotę odpisów aktualizujących wprowadzoną w roku poprzednim i zastępują ją kwotą ustaloną w roku bieżącym. Aktualizacja należności jest obowiązkiem głównego księgowego oraz pracowników komórki księgowości. Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.: jakie należności trzeba aktualizować, z jaką częstotliwością i w jakim terminie należy przeprowadzać aktualizację należności, kto odpowiada za wykonywanie i nadzorowanie prac w tym zakresie, na czym polega aktualizacja należności metodą indywidualną i grupową, jak stosować przepisy uor w zakresie ustalania wielkości odpisów aktualizujących dłużników postawionych w stan likwidacji, upadłości czy objętych postępowaniem restrukturyzacyjnym, a także dłużników kwestionujących należności czy zalegających z ich zapłatą, w jakich warunkach jest wymagane podwyższenie odpisów aktualizujących, ich odwrócenie lub cofnięcie, jak należy prowadzić ewidencję syntetyczną i pomocniczą odpisów aktualizujących należności. Poszczególne zagadnienia zostały zilustrowane licznymi przykładami z praktyki. Poza tym w Poradniku przedstawiono wzór postanowień polityki rachunkowości dotyczący zasad przeprowadzania, dokumentowania i ewidencji aktualizacji należności. Dopełnieniem Poradnika jest zestaw testów kontrolnych. Testy te mogą służyć pomocą przy ustalaniu w polityce rachunkowości procedur związanych z aktualizacją należności oraz ich wykonywaniem.

statni kwartał roku obrotowego i pierwszy kwartał roku kolejnego w księgowości jednostek sektora finansów publicznych wiąże się z koniecznością wykonania wielu czynności dotyczących przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych, rozliczenia środków budżetowych i sporządzenia sprawozdania finansowego za kończący się rok. Jednak największe nasilenie prac przypada na ostatnie dni grudnia roku bilansowego i pierwsze 3 miesiące roku kolejnego. W jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych kontynuujących działalność księgi rachunkowe zamyka się zawsze na 31 grudnia, a otwiera na 1 stycznia roku kolejnego. W praktyce procesy związane z przygotowaniem do zamknięcia ksiąg rachunkowych są skomplikowane. Wymagają odpowiedniego przygotowania. W Poradniku wskazano, w jaki sposób urealnić poszczególne salda kont bilansowych i pozabilansowych i jak należy przenosić dane z kont ewidencji syntetycznej i pomocniczej do poszczególnych części sprawozdania finansowego (bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu i ?Informacji dodatkowej?) jednostki budżetowej/samorządowego zakładu budżetowego. Poradnik ma służyć pomocą głównemu księgowemu i podległym mu pracownikom księgowości w prawidłowym przeprowadzeniu prac związanych z zamknięciem roku. Przedstawiono w nim dla każdego konta syntetycznego ewidencji bilansowej: znaczenie sald tego konta, zasady wyceny dla celów bilansowych aktywów lub pasywów na nim ujętych, a także sposób ich urealniania (w tym terminy i metody inwentaryzacji oraz wykaz czynności sprawdzających, które muszą być przeprowadzone oprócz inwentaryzacji). Podano także rodzaj czynności rozliczeniowych, które trzeba przeprowadzić na koniec roku w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych dla różnych aktywów, w ramach obowiązków wynikających ze szczególnych zasad prowadzenia gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych biorących udział w wykonywaniu budżetu państwa i budżetów JST. Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.: na czym polega zamykanie i otwieranie ksiąg rachunkowych roku obrotowego ewidencji bilansowej i pozabilansowej oraz w jakich terminach trzeba wykonać związane z tym prace, jakie czynności sprawdzające ? poza inwentaryzacją aktywów i pasywów ? trzeba wykonać przed zamknięciem ksiąg rachunkowych, jak korygować błędy ujawnione w księgach rachunkowych przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok, a także w okresie po jego sporządzeniu, a przed zatwierdzeniem i po zatwierdzeniu, jak na przełomie roku stosować zasadę memoriału w odniesieniu do ujmowania operacji wynikających z zewnętrznych dowodów źródłowych, wpływających do jednostki w czasie od 1 stycznia roku kolejnego do zatwierdzenia sprawozdania finansowego (maksymalnie do 15 lipca roku kolejnego), co to są zdarzenia po dniu bilansowym i jak należy ujmować je w księgach rachunkowych zamykanego roku obrotowego, jakie są zasady wyceny bilansowej aktywów i pasywów, w tym wyrażonych w walucie polskiej i walutach obcych, jaki jest obowiązkowy zakres prowadzenia ewidencji pozabilansowej, konieczny do sporządzenia sprawozdania finansowego, w tym także ?Informacji dodatkowej? do tego sprawozdania. Dla większości kont podano przykłady nieprawidłowości, które powinny być ujawniane w ramach czynności przygotowujących do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wskazano przy tym właściwy sposób ich eliminacji. Dopełnieniem Poradnika jest ?Ściąga księgowego? z terminarzem prac związanych z rozliczeniami rocznymi i zamykaniem ksiąg rachunkowych za 2019 r., jakie trzeba wykonać w 2020 r.

W publikacji przedstawiono zasady nabywania, zbywania, likwidacji, amortyzowania i umarzania oraz dokumentowania środków trwałych, a także ujmowania tych operacji w księgach rachunkowych. Uwzględniono przy tym postanowienia KSR 11 oraz najnowszego Stanowiska KSR w sprawie użytkowania wieczystego. Całość ilustrują liczne przykłady z praktyki. W części I i II omówione są zagadnienia będące przedmiotem standaryzacji, dotyczące ujmowania środków trwałych oraz ich amortyzowania do celów bilansowych. Praktyczne zastosowanie tych reguł przedstawiono na przykładach operacji występujących w jednostkach organizacyjnych sektora publicznego. Z książki można m.in. dowiedzieć się: ?jakie są zasady uznawania składnika majątkowego za środek trwały, z zastosowaniem kryteriów: postaci środka trwałego, okresu ekonomicznej użyteczności, kompletności i zdatności do użytkowania, przeznaczenia na własne potrzeby jednostki, wartości istotnej, ?jak tworzy się obiekty inwentarzowe środków trwałych, ?jak prawidłowo ustala się wartość początkową środków trwałych w cenie nabycia, kosztach wytworzenia, wartości szacowanej, ?w jaki sposób dokonywać zmian wartości początkowej i granic obiektów środków trwałych w trakcie ich użytkowania, ?jak rozliczać nakłady ponoszone na środki trwałe w trakcie ich użytkowania, ?kiedy należy zaprzestać ujmowania środków trwałych w ewidencji księgowej, ?jakie są zasady przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych metodami spisu z natury i weryfikacji zapisów księgowych z dokumentacją źródłową, ?czym różnią się pojęcia: amortyzacja i umorzenie, a także ? amortyzacja bilansowa i podatkowa, ?jaka wartość podlega amortyzacji, ?jakie są podstawowe metody amortyzacji, ?w jaki sposób ustala się indywidualne stawki amortyzacyjne dla środków trwałych, ?jakie zasady obowiązują przy dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych od zbiorczych obiektów inwentarzowych środków trwałych, ?jakie są dozwolone uproszczenia w zakresie amortyzacji, ?na jakich zasadach następuje wznowienie amortyzacji całkowicie umorzonych środków trwałych, ?jakie są zasady dokonywania weryfikacji okresów i stawek amortyzacyjnych. W części III zostały natomiast omówione ? krok po kroku ? zasady przeprowadzania, dokumentowania i ujmowania w ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących środków trwałych, charakterystycznych dla różnych typów jednostek organizacyjnych sektora publicznego. Z tej części można dowiedzieć się m.in.: ?w jaki sposób należy prawidłowo wyposażać w mienie nieruchome jednostki sektora finansów publicznych i jak dokumentować przeprowadzane w tym zakresie operacje, które dotyczą środków trwałych będących nieruchomościami (w szczególności omówione zostały sposoby ewidencjonowania oddania nieruchomości w trwały zarząd i użytkowanie wieczyste), ?jak prawidłowo ujmować środki trwałe jednostek obsługujących i obsługiwanych w razie zorganizowania CUW, ?jakich czynności należy dokonać, aby doprowadzić ewidencję księgową środków trwałych stanowiących nieruchomości (gruntów, budynków, budowli) do stanu zgodnego ze stanem faktycznym, ?jak właściwie ujmować nakłady na ulepszenie obcych środków trwałych, ?jak ustalić procedury kontroli zarządczej w zakresie ustalania planów finansowych jednostek, aby uniknąć błędów dotyczących nieprawidłowego klasyfikowania wydatków na nabycie, ulepszenie, bieżące utrzymanie i remonty środków trwałych, ?jak przeprowadzać i dokumentować spis z natury środków trwałych zgodnie z zaleceniami KSR 11, ?na co należy zwrócić szczególną uwagę w jednostkach, które zdecydują się na przyjęcie Stanowiska KSR dotyczącego użytkowania wieczystego i dokonywanie odpisów z tytułu trwałej utraty wartości od gruntów oddanych w użytkowanie wieczyste. Dla omawianych przypadków są przedstawione wzory wypełnionych dokumentów księgowych oraz sposoby korygowania najczęstszych nieprawidłowości spotykanych w ewidencji środków trwałych w jednostkach tego sektora.